第一条  为加强行政执法案卷管理，促进行政执法案卷管理工作制度化、规范化、标准化，充分发挥行政执法案卷在规范行政执法行为、推进依法行政工作中的积极作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政许可法》、《中华人民共和国行政强制法》、《中华人民共和国行政处罚法》等有关法律法规，结合本局实际，制定本办法。

第二条  本办法所称行政执法案卷是指在行政处罚、行政许可、行政检查等行政执法活动中形成的，具有保存和查阅价值的文字、图表、声像和电子文件等各种形式的记录。 

第三条  本办法适用于闵行区教育局行政执法案卷管理工作。国家、市、区有关部门对行政执法事项的执法案卷另有管理规定的，从其规定。

第四条  行政执法案卷管理中涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的，按照《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规管理。

第五条  上级行政主管单位或业务指导部门对行政执法案卷的归档范围和保管期限有明确规定的，从其规定。无明确规定的，可参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等规定执行。

按照行政执法案卷的查考利用价值，保管期限可分为永久、30年、10年：属于机构设立行政许可以及设立后行政处罚的，应当永久保管；属于行政确认、行政给付、行政奖励、行政规划、行政合同的，应当永久保管；属于其他行政执法案件的，保管期限为 30年；属于依法适用简易程序的其他行政执法案件，保管期限为 10年。

第六条  行政执法案卷由案件主办科室负责归档材料的收集、整理。正在办理中的行政执法案件，案件材料由案件主办科室具体承办人员保管。已经办结的行政执法案件，案件主办科室具体承办人在10个工作日内完成立卷并归档保存。案件主办科室要安排专人做好行政执法案卷的归档管理工作。

第七条  案卷材料的收集应按照上级有关规定依法、按序、完整地进行，一案一卷、一案一号。材料的内容应符合客观性、关联性、合法性的原则。

归档材料排列，应当结论、决定、结案处理性文件在前，依据材料在后；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他材料依形成时间顺序排列。

凡能附卷保存的物证原则上应当装订入卷。不能随文书装订入卷的证据，应放入证据袋中随案归档，并在证据袋上注明证据名称、数量、提取时间等内容。

各类行政执法活动中，现场执法视频、音频记录需要作为证据使用的，应从存储设备复制调取，注明制作人、提取人、提取时间等信息，并将其复制为光盘后随案归档。

第八条  行政执法案卷保存期满，案件主办科室应当及时鉴定，对失去保存价值的案卷，应当填写销毁清册，经分管领导批准后，由执行人、监销人在指定地点销毁，对仍具有保存价值的案卷，应当重新明确保管期限并继续保存。

第九条  查阅行政执法案卷应当按规定办理手续，使用结束后，应当及时归还。

1.本局工作人员因工作需要查阅执法案卷，可在归档科室查阅，案卷不得带离归档科室。需复印案卷资料的，报案件分管领导批准。

2.公安、检察院、法院、国家安全、纪检监察、审计机关、执法监督局等有关单位因工作需要申请查阅案卷的，凭单位介绍信及申请人有效证件查阅、复印。

3.申请人或其代理律师申请查阅本单位（人）的行政执法结论性文件的，凭单位介绍信及申请人有效身份证件查阅。可以摘抄或复印行政执法结论性文件。代理律师应提供法院立案通知书和当事人委托书、律师执业证。

4.申请人申请查阅本单位（人）进入行政复议诉讼程序后的行政执法案件的证据、依据和其他材料的，按《行政复议法》和《行政诉讼法》的规定执行。

5.行政执法案卷除本局工作人员经批准借阅外，一律不得外借。行政复议机关和人民法院因复议或诉讼需调阅的，以及向人民法院申请强制执行调阅的，按照复议机关或人民法院有关要求办理。

6.行政执法决定作出前，承办科室应妥善保管案卷材料。除案件承办人、承办科室负责人、分管局领导、局主要负责人可查阅外，其他人员一般不得查阅或借阅。 

7.对查阅的案卷不得擅自拆解、涂改、勾画、增加或抽取案卷材料。

8.查阅或借阅案卷者应当严格遵守保密制度，保守国家秘密和行政执法案件当事人的商业秘密。 

第十条  对因保管不善造成行政执法案卷丢失、损毁、泄露国家秘密或伪造、编造、篡改行政执法案卷的，按照《档案管理违法违纪行为处分规定》，依法给予负有责任的科室负责人和直接责任人行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第十一条  本办法自下发之日起施行。

附件：1.闵行区教育局行政执法类案卷归档范围

2.上海市教育行执法文书样式(2021年版)

上海市闵行区教育局

2022年10月17日