各单位：

为了进一步推进闵行区教育系统政府采购项目规范操作，加强廉政风险防控意识，提高财政性资金的使用效益，促进采购工作的健康发展，加快建立健全规范基层单位采购管理制度，参照《政府采购法》、《上海市政府采购实施办法》、上海市财政局《关于进一步加强本市政府采购内控制度建设暨印发<政府采购业务内控风险指引纲要>的通知》及市、区级相关政策制度，结合闵行区教育系统工作实际，制定本政府采购内控管理制度。

一、适用范围

1、闵行区教育系统所属各区级预算单位（含局机关科室）（以下简称“业务单位”），使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、服务和工程的行为。

2、随迁子女学校及各镇级预算单位可参照执行。

二、工作目标

通过建立健全制度和机制、完善规范措施和流程，在教育系统内形成依法合规、运转高效、风险可控、责任压实的政府采购内部运转和控制制度，实现对政府采购活动内部权力运行的有效制约。

三、工作原则

严格遵循“公开、公平、公正和诚实守信”原则，坚持“分事行权、分岗设权、分级授权”的原则，坚持“谁采购、谁负责”原则，不得“超预算采购”原则。

四、主要措施

（一）加强组织领导

1、区教育局成立教育系统政府采购工作领导小组（简称工作领导小组），由局长担任组长，其他行政领导担任副组长，局行政办公室、局计财科、管理中心负责人作为工作领导小组成员。

工作领导小组为政府采购决策机构，主要负责研究审议本系统政府采购管理政策和政府采购工作相关制度建设、工作要求制定；研究决定重大政府采购事项、协调解决政府采购中的重大问题。

工作领导小组下设局政府采购管理办公室（简称“局采购办”，设在局计财科），为本系统政府采购牵头管理部门，全面负责政府采购管理工作。

管理中心负责项目实施阶段的业务指导工作。

各业务单位应建立工作机制，成立本单位政府采购工作领导小组，由单位负责人担任组长，并制定符合本单位实际的政府采购管理实施办法，报局采购办备案。

2、区教育局成立教育系统政府采购监督小组（简称监督小组），由党办、审计室、核算中心作为监督小组成员。

监督小组负责政府采购监督检查工作。

（二）明确岗位职责、建立轮岗制度

各业务单位结合自身情况，建立制度规则，合理确定岗位职责。

1、岗位分设：

根据本单位实际情况设置经办岗和监督岗。

2、不相容岗位分离设置：

实行“一事多岗”，政府采购的相关业务工作原则上由两名或两名以上工作人员办理，并明确主要负责人。

3、定期轮岗制度：

各业务单位建立本单位政府采购轮岗制度，按照实际情况明确轮岗周期，原则上不超过5年。

4、回避制度：

在采购活动中，采购人员及相关人员与供应商有下列利害关系之一的，应当回避：

    （1）参加采购活动前3年内与供应商存在劳动关系；

    （2）参加采购活动前3年内担任供应商的董事、监事；

    （3）参加采购活动前3年内是供应商的控股股东或者实际控制人；

    （4）与供应商的法定代表人或者负责人有夫妻、直系血亲、三代以内旁系血亲或者近姻亲关系；

    （5）与供应商有其他可能影响政府采购活动公平、公正进行的关系。

（三）加强重点环节管理和内部审核制度

政府采购重点环节包括审核《政府采购项目采购需求方案申请表》（以下简称“《采购需求方案申请表》”）、拟定《政府采购项目采购方案》（以下简称“采购方案”），报本单位工作领导小组批准；组织编制采购文件；参与项目评审；强化合同管理；验收与履约评价；资金支付及档案管理等。

（四）强化第三方服务机构管理

一是遵循“公开、公平、公正、透明”的原则，分专业择优选择具备较强专业能力的单位。

二是按有公平竞争、有公开选择，建立相关服务机构检查、考核机制。

三是加强第三方服务机构履约评价管理，明确评价标准，针对各类服务机构按照实际工作情况进行评价。

五、内部职责与分工

明确内部牵头和实施部门，牵头部门、业务单位、财务管理部门、政府采购监督小组按照工作职责分工协作，分别承担相应的管理与监督职能。

（一）政府采购牵头部门

局采购办负责相关制度建设、政策宣传、评价考核等工作，包括本系统内政府采购项目投诉质疑的处理；填报各类政府采购报表；配合监督检查机构对本系统政府采购项目相关工作的监督检查。

管理中心主要负责采购形式、第三方服务机构选择及委托、采购需求编制、档案目录清单编制等指导工作，做好与区采购中心、区招投标中心的工作业务联系。

（二）业务单位

负责制定本单位采购计划、采购需求、采购方案、意向公开、第三方服务机构选择、采购文件的编制、审核；负责项目合同的管理、项目验收、档案管理、考核评价等。

（三）财务管理部门

局计财科负责指导各业务单位编报、落实政府采购预算资金，及时批复各单位预算；审核、上报提前实施政府采购项目预算申请；指导、监督政府采购资金执行及拨付；对采购中资金管理使用情况进行指导、协调以及与区财政关于项目资金的沟通对接。

（四）政府采购监督小组

监督小组负责监督本系统政府采购工作，定期召开联席会议，开展检查。

六、采购实施流程

（一）工程类项目

包括新建、改扩建及其他涉及到建筑结构变动的及装饰装修、房屋修缮、校园维护（含绿化、道路、水电管线）等项目单项合同估算价（建安费）达到政府采购限额标准（100万元）的项目。

1、管理中心办理项目立项、可研、招投标等前期手续，预算下达后，由各业务单位申请公开采购意向；

2、业务单位进行第三方服务机构选择及委托；

3、业务单位填报《采购需求方案申请表》并拟定采购方案，报本单位工作领导小组审核；

4、管理中心提供发改委批复、概算细化表、建设工程项目信息报送表、办结告知单、项目工程类清单等，指导各业务单位会同采购代理机构编制采购文件；

5、业务单位根据采购结果签订合同，开展后续验收、资金申请及支付、归档、评价等工作。

（二）货物和服务类项目

1、电子集市采购项目

通过上海政府采购云平台实施，如平台上的产品不能满足采购人需求，或预算金额在公开招标数额标准以上的，仍应按程序委托区政府采购中心依法组织公开招标。

2、其他集中采购项目

（1）预算下达后，由各业务单位申请公开采购意向；

（2）业务单位填报《采购需求方案申请表》并拟定采购方案，报本单位工作领导小组审核；

（3）预算资金在教育局的项目，管理中心按审核确认后的采购方案委托区采购中心，会同编制采购文件、落实具体平台操作；其他业务单位，自行委托区采购中心实施采购；

（4）业务单位根据项目需要参与评审工作；

（5）业务单位根据采购结果签订合同，开展后续验收、资金申请及支付、归档、评价等工作。

3、分散采购项目

（1）预算下达后，由各业务单位申请公开采购意向；

（2）业务单位自行选定采购代理机构；

（3）业务单位填报《采购需求方案申请表》并拟定采购方案，报本单位工作领导小组审核；

（4）预算资金在教育局的项目，管理中心按审核确认后的采购方案负责委托采购代理机构，会同编制采购文件、落实具体平台操作；其他业务单位自行委托采购代理机构实施采购；

（5）业务单位根据项目需要参与评审工作；

（6）业务单位根据采购结果签订合同，开展后续验收、资金申请及支付、归档、评价等工作。

七、政府采购有关要求

（一）政府采购意向公开

按项目实施的集中采购（集中采购目录以内）或者分散采购（采购限额标准以上）的货物、工程、服务采购原则上不得晚于采购活动开始（以采购公告发布为准）前30日公开采购意向。

具体实施步骤和其他工作要求（包括因不可预见的原因急需开展的采购项目）按照《关于转发〈财政部关于开展政府采购意向公开工作的通知〉的通知》（沪财采〔2020〕10号）的规定执行。

（二）采购方式选择

1、采购方式分为公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价等。

2、采购项目预算金额在公开招标数额标准以上的，应采用公开招标方式，不得将应当以公开招标方式采购的货物或者服务，采用化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购。

3、拟采用单一来源方式采购的，应当在“上海政府采购网”公示，并将公示情况一并报财政部门，公示期不得少于5个工作日，另外达到公开招标数额标准的采购项目，需要进行专家论证，并向区政府提出请示。

4、不属于依法必须进行招标的政府采购工程项目，应当按照相关规定采用竞争性谈判、竞争性磋商（建议使用）、或者单一来源的方式采购。

各业务单位可结合政府采购意向公开同步选择采购方式，并按照《关于印发<货物和服务非政府采购项目规范采购方式暂行办法>的通知》（闵财采〔2020〕12号）、《关于调整“三重一大”审议金额的通知》（闵财采〔2021〕4号）要求，须将采购方式报“三重一大”审议后确定。其中集市采购项目如当年度单次采购金额较小、采购频次较多可于年初统一报“三重一大”审议，单次采购达到需“三重一大”审议限额的，须报“三重一大”审议后确定。

（三）提前实施政府采购

提前采购的项目是指因特殊情况在年度预算批复之前需提前采购的项目。

年度预算尚未批复，因特殊情况需提前实施政府采购的项目，业务单位填报《提前实施政府采购项目申请表》及提前采购情况说明、决策依据等，由局计财科初审后统一上报区财政，区财政审核同意后方可操作。

（四）采购需求和采购文件

1、采购需求

业务单位应自行或组织采购代理机构对采购标的市场技术或服务水平、供应、价格等情况进行调查，按照“三重一大”审议通过的采购方式完成采购需求申请，填报《采购需求方案申请表》并拟定采购方案。

2、采购文件

业务单位根据本单位工作领导小组批准后的采购方案编制采购文件，经本单位工作领导小组组长书面确认后予以发布。

（五）采购项目评审

为了保证采购工作质量和时效性，依法履行采购人法定职责，各业务单位可以根据实际需要安排采购人代表参与评审工作，依法履行职责。

拟派的采购人代表：须在本单位或本系统就职，有相关领域工作经验；熟悉政府采购相关政府法规；具有该专业或相近专业技术职称者优先。

采购人代表和代理机构不得向评标委员会、竞争性谈判小组或者询价小组的评审专家作倾向性、误导性的解释或者说明。

（六）采购合同管理

政府采购合同应当在中标、成交通知书发出之日起三十日内，根据《合同法》等有关规定，严格按照招标文件约定的相关条款签订，保障甲乙双方平等利益。合同双方当事人不得擅自变更、中止或者终止合同，如确有变更需求，应友好协商，报上级主管部门及原采购需求审核部门确认后方可变更。

若需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的，在不改变合同其他条款的前提下，可双方协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十。

合同应当完整反映采购需求的相关内容，合同文本作为采购文件重要部分，采购合同的相关约定条款应当在填写《采购需求方案申请表》时一并提出，合同签订后不得擅自修改。

业务单位应实现合同归口管理，建立并执行合同签订的审核机制，有效监管合同履行情况，建立合同纠纷协调机制、合同台账（参考《合同签署一览表》）等。

（七）履约验收

业务单位在《采购需求方案申请表》中应明确验收标准、时间、违约处置措施，纳入采购文件、写入采购合同。

服务类项目，可根据项目特点对服务期内的服务实施情况进行分期考核，结合考核情况和服务效果进行验收。

业务单位应组建验收小组，按照合同约定进行验收，出具验收报告，由验收方和供应商共同签署验收意见，验收单加盖公章并在单位内公示。

（八）采购资金支付

合同履约过程中，根据项目进度与合同的约定支付资金。

申请付款时需填写《闵行区政府采购项目财政资金拨付确认表》、《闵行区政府采购项目质保金留存确认表》。

（九）评价及应用

采购项目结束后，各业务单位应对采购项目的采购代理等相关服务机构及供应商进行评价。

受过区财政局行政处罚的代理机构，原则上自被处罚之日起，3年内不得参与本系统所有项目采购活动。

局采购办可根据需要对业务单位政府采购工作考核评价进行检查。

（十）政府采购档案管理

业务单位应严格根据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例、《政府采购货物和服务招投标管理办法》（财政部令87号）等有关规定，建立真实完整的采购档案管理制度，妥善保存每项采购活动的采购文件，确保政府采购档案完全保管、存放有序、查阅方便。

政府采购档案是指开展政府采购业务时，形成的有关记录。

业务单位督促采购代理机构在项目结束1个月内完成项目资料归档工作（包括纸质资料及电子资料），档案资料除特殊情况外均要求原件，并做好交接工作。

项目资料清单应参照《政府采购项目资料清单》和《工程类项目资料清单》。

业务单位按年度汇总本单位政府采购项目，建立政府采购项目台账，一并存档（参考《闵行区财政性资金（国有资金）投资非工程类采购和合同情况汇总表》、《闵行区国有资金投资工程类招标投标和合同情况汇总表》）。

局采购办负责本系统各业务单位政府采购档案管理工作的指导、监督和检查。

政府采购档案保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。

八、附则

未按规定开展采购活动及支付采购款项，致使资金等损失或形成舞弊的，按相关规定追究责任人责任。本制度未尽事宜，按相关规定执行，没有相关规定的，报请主管部门、区财政局同意后执行。

九、本制度自发布之日起执行。

附件：

1.《政府采购项目采购需求方案申请表》、《政府采购项目采购方案》

2.《闵行区财政性资金（国有资金）投资非工程类采购和合同情况汇总表》

3.《闵行区国有资金投资工程类招标投标和合同情况汇总表》

4.《合同签署一览表》

5.《提前实施政府采购项目申请表》

6.《闵行区教育系统­＿＿年度政府采购项目采购人代表审批表》

7.《闵行区政府采购项目财政资金拨付确认表》

8.《闵行区政府采购项目质保金留存确认表》

9.《政府采购项目资料清单》

10.《工程类项目资料清单》

11.《政府采购流程图》（工程、货物和服务）

12.《关于转发〈财政部关于开展政府采购意向公开工作的通知〉的通知》（沪财采〔2020〕10号）

13.《采购意向发布操作说明》

14.《上海市政府集中采购目录及标准（2021年版）》

15.《关于印发<货物和服务非政府采购项目规范采购方式暂行办法>的通知》闵财采〔2020〕12号

16.《关于调整“三重一大”审议金额的通知》 闵财采〔2021〕4号

上海市闵行区教育局

2023年5月18日

公开属性：主动公开